Le riunioni, spesso percepite come un male necessario, possono diventare uno strumento potente se gestite con attenzione e strategia.

Interrompono la concentrazione e costano tempo prezioso, ma se usate nel modo giusto permettono di accelerare i processi decisionali e favorire la collaborazione.

Ogni professionista sa che le riunioni possono essere deleterie per la produttività.

Spezzano il flusso di lavoro e costringono a continui cambi di contesto, ma rimangono indispensabili quando è necessario discutere rapidamente idee, allineare il team o affrontare argomenti delicati. In questi casi, nulla è più efficace di una conversazione diretta per risolvere problemi o prendere decisioni.

Le riunioni funzionano meglio quando è richiesto un confronto immediato.

Immagina di dover aspettare giorni per ottenere risposte a domande cruciali: il processo sarebbe estremamente lento. Inoltre, convocare un incontro spesso spinge le persone ad agire prima del previsto, poiché nessuno vuole presentarsi impreparato.

A volte basta ‘minacciare’ una riunione per ottenere i risultati desiderati, perché la semplice idea di dover partecipare spinge i collaboratori a concludere il lavoro in anticipo.

Prima della riunione

La preparazione è la chiave per un incontro efficace.

Inizia scegliendo con attenzione i partecipanti: invita solo chi è essenziale per raggiungere lo scopo prefissato. Ogni persona aggiunta senza un ruolo chiaro rappresenta un costo in termini di tempo e risorse. Una volta definito il gruppo, stabilisci l’obiettivo dell’incontro e prepara un’agenda chiara e sintetica, che può essere condivisa in anticipo per aiutare tutti ad arrivare preparati.

Inoltre, assicurati di avere tutte le informazioni e i materiali utili a supportare la discussione. Preparare dati, slide o report evita improvvisazioni e rende la riunione più fluida ed efficace.

Durante la riunione

Chi conduce la riunione ha il compito di guidare il gruppo verso un obiettivo chiaro.

Accogli i partecipanti con un saluto cordiale e stabilisci le aspettative per l’incontro, specificando tempistiche e obiettivi.

Introduci brevemente l’agenda e ricorda il motivo per cui si è convocata la riunione.

Durante la discussione, mantieni il focus sui punti principali e monitora il tempo.

Se qualcuno si dilunga troppo o devia dal tema, riportalo gentilmente al centro del discorso.

La moderazione richiede equilibrio: assicurati che tutti abbiano l’opportunità di contribuire senza che la conversazione si trasformi in un monologo.

Prima di concludere, riassumi quanto emerso, definisci i prossimi passi e assegna le responsabilità.

Una chiusura chiara garantisce che ogni partecipante sappia cosa fare e quali siano le scadenze.

Dopo la riunione

Il lavoro non finisce con la chiusura del meeting.

Consolidare i risultati è essenziale per evitare fraintendimenti o passi falsi.

Invia un breve resoconto, comunemente detta ‘minuta’, rigorosamente per email, con i punti discussi, le decisioni prese e le responsabilità assegnate. Questo documento non solo chiarisce i prossimi passi, ma funge anche da archivio per future consultazioni.

La email deve avere una struttura standardizzata e chiara.

L’oggetto deve includere la data della riunione e il suo titolo, facilitando la ricerca futura. Anche la minuta dovrebbe seguire un formato standard per ridurre il disorientamento del lettore. Avere decine di email denominate ‘minuta’ non è una buona strategia.

Se ci sono persone assenti che devono essere informate, condividi con loro un riepilogo sintetico ma completo. In questo modo, tutti rimangono allineati sugli sviluppi.

Imparare a gestire le riunioni è un’abilità indispensabile per chiunque aspiri a ruoli di leadership.

Anche se può sembrare impegnativo all’inizio, con il tempo e l’esperienza diventa una parte naturale del lavoro.

Non dimenticare che l’obiettivo di una riunione non è riempire il tempo, ma prendere decisioni, risolvere problemi e creare valore.

Se questo articolo ti è stato utile, condividilo con un collega o un amico: il tuo supporto fa davvero la differenza per noi.